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Die Eigentümerversammlung ist das oberste Organ der Eigentümergemeinschaft. Bei dieser Zusammenkunft wird über alle wichtigen Beschlüsse der gemeinschaftlichen Angelegenheiten der Wohnungseigentümerschaft diskutiert und entschieden. Um der Zusammenkunft einen entsprechenden separaten, abgeschlossenen Rahmen geben zu können, führen wir die Eigentümerversammlungen zum überwiegenden Teil in unserem eigenen Konferenzraum durch. Hier ist die Nichtöffentlichkeit der Eigentümerversammlung sichergestellt.

Auf Wunsch übernehmen wir auch Ihre Mietverwaltung!
Unser Dienstleistungsangebot umfasst die gesamte Mietverwaltung. Dabei ist es gleichgültig, ob es sich um ein Einzelobjekt oder um eine größere Anzahl von vermieteten Immobilien handelt. Wir erstellen Mietverträge nach Ihren Maßgaben und erfassen und verwalten für Sie alle anfallenden Unterlagen zum Mietverhältnis.

Neben der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung bieten wir auch eine allgemeine Hausverwaltung als Dienstleistung an. Wir sind gern bei der Neuvermietung von Wohnungen und anderen Immobilien behilflich. Dabei übernehmen wir die Besichtigungstermine für Mietinteressenten, wir prüfen die Bonität vor Abschluss des Mietvertrages mit einer verbindlichen Selbstauskunft in dem insbesondere die Machbarkeit der Zahlung der monatlichen Kaltmiete geprüft wird und erstellen auf Wunsch ein Wohnungsübergabeprotokoll. Bei Beendigung eines Mietverhältnisses prüfen wir die ordnungsgemäße Übergabe des Mietobjektes. Sollten Mängel festgestellt werden, wird die Mietkaution bis zur Klärung von uns einbehalten. Zur allgemeinen Verwaltung gehört auch die Vertretung der Interessen der Eigentümer im Nachbarschafts- und Baurecht. Wir erledigen bei Bedarf beispielsweise Verhandlungen mit Versicherungen, Behörden und Versorgungsunternehmen.

Viele Wohnimmobilien mit mehreren Wohneinheiten verfügen heute über eine moderne Schließanlage. Dem Hausverwalter obliegt die Schlüsselverwaltung. Um sicherzustellen, dass kein Unbefugter einen Schlüssel für die Immobilie sich anfertigen lassen kann, ist vor einer Schlüsselbestellung von Mietern und Eigentümern die Genehmigung der Hausverwaltung einzuholen.

In dringenden Schadensfällen wie einem Rohrbruch, bei Wasserschäden, bei Schäden durch Sturm oder Feuer müssen durch die Hausverwaltung sofortige Maßnahmen zur Behebung und zur Eindämmung von Schäden veranlasst werden. Es muss Ursachenforschung betrieben werden, um die Herbeiführung des Schadens zu klären. Zur Beseitigung des entstandenen Schadens können sofort Aufträge vergeben und Preisverhandlungen geführt werden. Die Ausführung der Arbeiten ist vom Hausverwalter zu überwachen. In der Verantwortung des Verwalters liegt auch die sofortige Meldung des entstandenen Schadens an die entsprechende Versicherung der Eigentümergemeinschaft.

Die Hausverwaltung ist verpflichtet, den baulichen Zustand der ihr anvertrauten Immobilien durch regelmäßige Begehungen zu überwachen. Sollte sich aus einer Begehung ergeben, dass Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen notwendig sind, müssen die Maßnahmen in einem Instandhaltungsplan der Eigentümergemeinschaft vorgestellt werden. Die Hausverwaltung muss Kostenvoranschläge einholen, über Preise verhandeln, Aufträge vergeben und die Ausführung überwachen.

Wird die Hausverwaltung durch den Beschluss der Eigentümerversammlung beauftragt, Instandhaltungsarbeiten zu veranlassen, so muss sie zeitnah die Aufträge vergeben und für eine zügige Erledigung sorgen. Bei größeren baulichen Maßnahmen ist der Hausverwalter verpflichtet, mehrere Angebote von Fachunternehmen einzuholen, bevor die endgültige Auftragsvergabe erfolgt.

Für jede Eigentümergemeinschaft wird eine selbstständige Buchführung mit eigenen Konten eingerichtet. So wird sichergestellt, dass es nicht zu einer Vermischung der Geschäftsvorfälle mit anderen Eigentümergemeinschaften oder mit dem Privatvermögen des Hausverwalters kommen kann. Aus der Abrechnungspflicht der Hausverwaltung ergibt sich die Notwendigkeit, durch die ordnungsgemäße Führung der Bücher sämtliche Abrechnungen und Rechnungslegungen jederzeit vollständig nachvollziehbar darstellen zu können.

Wir als Hausverwalter kümmern uns um die sachliche und rechnerische Prüfung aller eingehenden Rechnungen. Im Rahmen der Beschlüsse der Eigentümerversammlung und der Bewirtschaftung des Objektes vergeben wir Aufträge, veranlassen Zahlungsaufträge und wickeln alle notwendigen kaufmännischen Tätigkeiten ab.

Bei der Verwaltung jedes einzelnen Immobilienobjektes erfolgt von uns eine separate und treuhänderische Führung der Konten. Wir kontrollieren und prüfen alle erfolgten Buchungen auf den Konten der Eigentümergemeinschaft. Zur Geldverwaltung im Rahmen der Hausverwaltung gehört auch die kaufmännische Abwicklung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten. Die Eingänge der Wohngeldzahlungen und die Umsetzung von Veränderungen der Wohngeldzahlungen sind genauso Aufgaben der Hausverwaltung wie die Durchführung von Inkasso des Hausgeldes und eventuell beschlossener Sonderumlagen. Zur ordnungsgemäßen Geldverwaltung gehört das regelmäßige Erstellen eines Vermögensstatus der Eigentümergemeinschaft.

Eine weitere Aufgabe der Hausverwaltung besteht in der zuverlässigen Überwachung der Verträge, die die Eigentümergemeinschaft geschlossen hat. Bei beauftragten Dienstleistungen werden von uns die ordnungsgemäße Ausführung überprüft und bei Bedarf eventuelle Mängel geltend gemacht.

Zu den Aufgaben der Hausverwaltung gehört nach § 21 Absatz 5 WEG auch die Erstellung einer Hausordnung nach den Wünschen und Anregungen der Eigentümer. Bei der Hausordnung handelt es sich um eine Regelung, die festlegt, wie das friedliche Miteinander innerhalb der Eigentümergemeinschaft unter Berücksichtigung aller Pflichten und Rechte gestaltet werden soll. Der Entwurf der Hausordnung wird durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung für alle Eigentümer und Mieter gültig. Besteht der Bedarf von Änderungen der Festlegungen in der Hausordnung, können diese ebenfalls durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung vorgenommen werden.

Die Wohnungseigentümerversammlung findet mindestens einmal im Jahr statt. Sie wird von uns als Hausverwalter einberufen. Dazu verschicken wir an jeden Eigentümer fristgerecht die Einladung mit der Tagesordnung. Auf der Eigentümerversammlung werden alle Angelegenheiten des verwalteten Objektes besprochen. Die Wohnungseigentümerversammlung ist das Organ, welches zu allen anstehenden Fragen und Maßnahmen Beschlüsse fassen kann. Dazu kann die Umsetzung von baulichen Maßnahmen, die Wahl des Verwaltungsbeirates, die Verabschiedung des Wirtschaftsplanes und der Jahresabrechnung gehören. Über sämtliche Beschlüsse der Eigentümerversammlung ist gemäß § 24 Abs. 6 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz ein Protokoll zu erstellen. In der Praxis wird dies meist vom Verwalter übernommen, der die Niederschrift nach der Eigentümerversammlung allen Eigentümern zur Kenntnis gibt.

Die Jahresabrechnung wird von uns nach der Beendigung des Wirtschaftsjahres zeitnah erstellt. Die Eigentümer der verwalteten Immobilie haben nach § 16 Abs. 2 WEG die Verpflichtung, alle Kosten und Lasten der Immobilie gemeinschaftlich tragen. In der Jahresabrechnung werden neben dem Gesamtüberblick von uns nach einem Verteilungsmaßstab für jeden Eigentümer separate Abrechnungen erstellt. Die Jahresabrechnung wird der Eigentümergemeinschaft zur Beschlussfassung vorgelegt.

Jährlich wird für das folgende Jahr von uns ein Wirtschaftsplan erstellt. Darin werden alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben zusammengestellt. Auf der Basis dieser Zahlen wird die Höhe des Hausgeldes festgelegt, welches jeder Wohnungseigentümer monatlich zu zahlen hat. Wir als beauftragte Hausverwalter sind nach § 28 des Wohnungseigentumsgesetzes für die Erstellung des Wirtschaftsplanes verantwortlich. Nach der Bekanntgabe des Wirtschaftsplans an die Eigentümer wird dieser durch eine Abstimmung mit festgestellter Stimmenmehrheit während der Wohnungseigentümerversammlung in Kraft gesetzt.

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Unser aktuelles Prospekt können Sie hier downloaden:

Prospekt ANSA / SHGV